I) Le dossier du fonctionnaire :

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé. (Article 8 de la loi 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires).

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

La circulaire DGFP rappelait l’art. 13 de l’O. du 4/02/1959 qui a été remplacé par l’art. 18 de la L. 83-634 cité. Elle laisse à chaque service gestionnaire une souplesse de gestion mais introduit des distinctions entre les éléments pouvant figurer au dossier : Il ne paraît pas contraire aux dispositions de l’art. 13 susvisé, d’introduire une distinction entre :
-d’une part les éléments intéressant la situation administrative des agents et essentiels au suivi de leur carrière ;
-d’autre part, les pièces dont le caractère temporaire ne justifie pas leur conservation permanente dans le dossier.
Dans le premier cas, depuis l’entrée de l’agent dans les cadres jusqu’à sa radiation, tous les documents sont à conserver, en faisant l’objet d’une série à enregistrement chronologiquement continu (diplômes, documents d’état civil, nominations, avancement, notation, sanctions, etc).
Dans le second cas, ils peuvent être numérotés dans une série annuelle et être versés aux archives ou éliminés... (attestation de scolarité des enfants, notification de changement d’adresse, etc).

Le dossier médical devra également être subdivisé en deux parties (...) :
l’une relative aux pièces fournies par l’intéressé lui-même, qui pourront lui être communiquées directement, l’autre concernant les résultats d’expertises, d’examens, diagnostics établis par le médecin chargé du service médical ou transmis à la suite d’une consultation de ses confrères et constituant un sous-dossier qui pourra demeurer sous la garde du médecin de l’administration, lorsque c’est possible, ou faire l’objet d’un classement à part.


II) L'accès au dossier

«Tous les fonctionnaires [...] ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur soit avant d'être l'objet de mesure disciplinaire ou d'un déplacement d'office, soit avant d'être retardés dans leur avancement à l'ancienneté.»l'article 65 de la loi du 22 avril 1905
Les agents pourront soit consulter sur place les pièces, soit en obtenir la copie, sauf impossibilité matérielle (absence de photocopieuse) ou risque de dégradation des originaux.
Pour ce qui est des documents médicaux, ceux qui auront été fournis par l’agent lui-même pourront lui être remis directement. En revanche, les autres documents à caractère médical obtenus ou établis par le médecin du service ne pourront être communiqués à l’agent que par l’intermédiaire d’un médecin désigné par ses soins (art. 6 bis de la loi abrogé par la L. 2000-321 et remplacé par l’art. 6. II). Il conviendra de faire émarger et dater par l’agent le dossier consulté. Mention devra également être portée de la délivrance d’une copie sur le document lui-même ou sur une pièce jointe. S’agissant des documents portant une appréciation- sur l’agent ou pouvant avoir une conséquence sur son avancement ou sa carrière, ce dernier aura la faculté de joindre, en annexe, toute pièce ou commentaire personnel conformément aux dispositions de l’art. 3 de la L. 78-753.

III) Le retrait des pièces

La loi ne prévoit pas le retrait des pièces autres que celles contraires au 2e alinéa de l'article 18 du titre I, ou des pièces faisant état de sanctions annulées ou relevant d'une loi d'amnistie.

Par ailleurs, " toute personne a le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif dont les conclusions lui sont opposées. Sur sa demande, ses observations à l'égard desdites conclusions sont obligatoirement consignées en annexe du document concerné... " (article 3).

IV) La procédure de communication

Le fonctionnaire à l’encontre duquel une procédure disciplinaire est engagée a droit à la communication de l’intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes (...). L’administration doit informer le fonctionnaire de son droit à communication du dossier. Ces dispositions sont reprises dans le D. 84-961 du 25/10/1984 concernant les procédures disciplinaires dans la Fonction publique d’État.

Les demandes des agents portant sur les documents visés au paragraphe II de la présente circulaire devront respecter les principes de la hiérarchie administrative et être adressées, par écrit, au supérieur hiérarchique qui devra en assurer la transmission aux services gestionnaires compétents. A défaut de réponse dans le délai de deux mois, la demande sera réputée rejetée. Ils ne pourront par contre accéder qu’à des documents existants ou détenus par l’administration, la loi du 17 juillet 1978 n’ayant pas pour objet d’imposer aux service des travaux de recherche ou de synthèse nécessités par une demande d’explication ou de renseignement. Par ailleurs les demandes répétées de pièces différentes pourront être évitées par la communication de l’ensemble du dossier relatif à l’intéressé. En cas de demandes répétées portant sur des documents identiques, il sera fait appel à la notion d’abus de droit, en saisissant au besoin la commission d’accès aux documents administratifs d’une demande d’avis. Dès lors que les pièces demandées entreront dans le champ d’application de la loi, elles devront être transmises sous forme d’originaux ou de copies à l’intéressé par la voie hiérarchique, la consultation ayant lieu la plupart du temps sur place. Les intéressés n’auront pas à justifier des motifs de leurs demandes

Dans l’arrêt M. Coiffier du 11/07/1988, le Conseil d’État juge que le fonctionnaire qui, en dehors de toute procédure disciplinaire, souhaite prendre connaissance de son dossier au bénéfice des dispositions de l’art. 6 bis de la loi de 1978 peut également se faire accompagner par une personne de son choix. En effet, si la loi ne prévoit pas expressément cette possibilité, aucune de ses dispositions n’y fait obstacle.